SVPHs (Nockebyhöjden) införande av Alfa eCare Welfare för Dokumentation, planering och signering en stor framgång
Under det senaste året har SVPH (Nockebyhöjden) tagit steget att införa Alfa eCare Welfare för planering, dokumentation och signering. I denna artikel får du en inblick i det samarbete som präglat införandet av Alfa eCare Welfare, samt SVPHs erfarenhet av processen. Från de inledande strategiska besluten till implementeringsfasen och de tydliga fördelar som uppnåtts genom en kombination av samarbetsvilja och ett lösningsorienterat arbetssätt och inställning.
I den ständigt föränderliga världen av vård och omsorg är behovet av effektiva och smidiga system av yttersta vikt. För SVPH var det nödvändigt att skaffa ett modernare system som var bättre anpassad för verksamheten.
”För oss var det viktigt att hitta en leverantör som utöver att kunna leverera ett modernt, användarvänligt och säkert system även kunde erbjuda bra support och stödja de lagrum vi är skyldiga att följa,” säger Dinka Bilic, Chef för vård- och omsorgsförvaltningen på SVPH.
Implementationsprocessen
Dinka fortsätter:
”Efter att ha utvärderat olika leverantörer tillsammans med vår personal, valde vi Alfa eCare och Alfa eCare Welfare. Det visade sig vara den mest skräddarsydda lösningen för våra behov och uppfyllde våra krav. Dessutom visade Alfa eCare flexibilitet i sin affärsmodell”.
Under hösten 2023 påbörjade SVPH sitt införande av Alfa eCare Welfare, och nu är systemet framgångsrikt implementerat på samtliga enheter. Dinka delar med sig av sina erfarenheter från införandeprocessen.
”Införandet har flutit på smidigt tack vare support och regelbundna avstämningar. Projektledaren Caroline Pros, från Alfa eCare har varit tillgänglig och fokuserat på att hitta lösningar. Framgången kan också tillskrivas att vi involverade personalen från start. Vi satte bland annat ihop en större grupp superusers* och prioriterade tid för utbildning. Alla arbetade ihop som ett team och hade möjlighet att sätta sig in i systemet under införandeprocessen vilket hjälpte oss att lösa de problem som uppstod på ett bra sätt.”
Nyckelfunktioner & viktiga vinster
Det är avgörande att identifiera funktioner som inte bara möter verksamhetens behov utan också förbättrar effektiviteten och säkerheten. Dinka Bilic berättar vilka funktioner som har varit utmärkande för SVPH.
”Den koppling som Alfa eCare Welfare erbjuder mellan hälsoplaner, status och anteckningar är både smidigt och väldigt användbart. Likaså är statistikfunktionen uppskattad. Dessutom underlättar kopplingen mellan vårt schemaläggningssystem och Alfa eCare Welfare avsevärt för onboardingen av nya användare. Signeringssystemet är en annan nyckelfunktion som säkerställer en trygg och tydlig delegering av arbetsuppgifter. Att ha journalsystem, planerings- och signeringssystem på samma plats har gjort det enkelt, smidigt, lättjobbat och patientsäkert. Dessutom har dokumentation för alla yrkeskategorier inneburit stora tidsbesparingar. Alfa eCare Welfare är ett användarvänlig och mycket patientsäkert system som garanterar både säker läkemedelshantering och dokumentation.”
SVPH – Planering och samarbete nyckelfaktorer för ett framgångsrikt införande
I hjärtat av det framgångsrika samarbetet mellan Alfa eCare och SVPH ligger noggrann planering, bra kommunikation och ett starkt engagemang.
”När vi arbetar med olika projekt är det alltid viktigt för oss att noggrant utreda våra behov, involvera representanter från relevanta funktioner i ett tidigt skede och ha ett nära samarbete med vår egen IT-support, CAG Datastöd. I det här projektet var bra planering och ett väl fungerande samarbete mellan vår verksamhet, Alfa eCare och vår IT-support, avgörande. En annan viktig faktor var att vi i projektet hade tydliga roller och att alla involverade var lyhörda, konstruktiva och gav stöd utifrån sin roll i projektet. Viktigt för oss var också att vi fick ett Alfa eCare-team som vi kände stort förtroende för,” säger Dinka.
Caroline Pros, projektledare på Alfa eCare, om det goda samarbetet med SVPH
”Jag ser tillbaka på införandeprojektet med SVPH (Nockebyhöjden) som ett skolboksexempel för ett framgångsrikt projekt. Samtliga nyckelfaktorer för att nå framgång har funnits där. Jag har bevittnat två verksamhetsnära chefer, Dinka Bilic och Johanna Gullberg, som har tagit ledningen i denna förändringsresa med enastående engagemang och en tydlig målbild för verksamheten. Medarbetarna har fått den nödvändiga tiden och resurserna för att utföra sitt arbete på bästa sätt, och med ett imponerande lösningsfokus har hanterat de utmaningar som kan uppstå under ett införande,” berättar Caroline.
Caroline vill särskilt framhäva det framgångsrika samarbetet mellan SVPH som kund, IT-supporten CAG Datastöd AB som stödjer kunden i digital verksamhetsutveckling, och Alfa eCare som systemleverantör.
”Genom kontinuerliga avstämningar och en nära dialog har vi säkerställt framsteg och snabb respons. Att vi har haft roligt längst vägen är en extra bonus! När alla dessa bitar faller på plats och jag dessutom får höra från medarbetarna om de positiva effekterna som Alfa eCare Welfare har haft i deras dagliga arbete, blir mitt uppdrag som projektledare på Alfa eCare ett rent nöje!” avslutar Caroline.
*Superusers är systemanvändare som har djupare kunskap i systemet samt mer befogenheter och ansvar för att stötta och leda övriga systemanvändare inom verksamheten.
