Lunds kommun implementerar Epsilon för att effektivisera och förbättra individ- och familjeomsorgen
Under våren 2023 har Lunds kommun implementerat Alfa eCare Epsilon på kommunens verksamheter inom individ- och familjeomsorgen. Lund använder redan Epsilon på kommunens äldreboenden för att planera och effektivisera det dagliga arbetet och samtidigt höja kvaliteten och säkerheten.
”Epsilon ger en bättre, daglig arbetsmiljö och är även ett viktigt steg i att kvalitetssäkra det stöd som är kärnan i socialpsykiatrins uppdrag.” Så säger Alexandra Gäddnäs, projektledare på Lunds kommun och projektansvarig vid implementationen av Epsilon.
Inom kommunen har individ- och familjeomsorgen tidigare brottas med utmaningar och problem i planeringsprocessen. Manuell planering på papper tog mycket tid och det saknades överblick över dagen för medarbetarna i tjänst. Att implementera Epsilon innebar viktiga steg för att övervinna dessa hinder och samtidigt förbättra arbetsprocessen och effektiviteten.
Alexandra Gäddnäs säger: ”Inom vår verksamhet arbetar vi återhämtningsinriktat och stödet vi ger skiljer sig på många punkter från de insatser som vård- och omsorgsförvaltningen gör. Epsilon samlar alla delar av planeringsarbetet och på så sätt stärker vi kontinuiteten och kan lägga mer verksamhetstid hos brukarna.”
Keyla Fagerström, teknikcoach och handledare på Lunds kommun, framhåller avvikelsesystemet som särskilt användbart. ”Det ger tydlighet och påminner om vikten av att dokumentera avvikelser inom gruppboenden, och inte bara inom boendestödet. Det leder till mer representativ dokumentation och tydliggör brukarens egna ansvar och vad som behöver prioriteras vid personalbrist”, säger Keyla.
En av de mest påtagliga fördelarna med Epsilon är det förbättrade samarbetet mellan olika team och avdelningar inom kommunen. Enligt Alexandra Gäddnäs har Epsilon möjliggjort en enhetlig bokning och planering inom hela förvaltningen. Detta underlättar när vikarier arbetar på flera enheter inom socialpsykiatrin och snabbt behöver anpassa sig till olika arbetsmetoder.
Implementeringen av Epsilon har också resulterat i positiva effekter för både medarbetarna och för de personer som får omsorg. Enligt Keyla Fagerström har rädslan för att känna sig kontrollerad ersatts av en känsla av trygghet, då alla insatser är tydligt planerade och risken för att något faller mellan stolarna minskar. Detta gör det även möjligt att vara mer uppsökande och erbjuda mer individanpassade insatser.
Alexandra Gäddnäs berättar hur Epsilon bidragit till att förbättra kvaliteten på familje- och individomsorgen: ”Tidigare har planeringen av verksamheten varit en tidskrävande uppgift. Genom implementationen av Epsilon vill vi kunna skapa en trygg, effektiv och enkel planering av beviljat stöd. En konkret kvalitetsförbättring som vi ser är att mer tid kan läggas på just kärnuppdraget: att erbjuda lundabor med en psykisk problematik, bästa möjliga stöd till återhämtning. Det är även ytterligare ett steg mot en smidigare och heltäckande digital arbetsmiljö för våra medarbetare.”
Alexandras rekommendationer till andra kommuner som överväger att implementera ett liknande system inkluderar att tillåta tillräckligt med tid för processen. ”Det är viktigt att respektera medarbetarnas olika förutsättningar och erbjuda många, enkla och effektiva kanaler för både små och stora frågor och även möjlighet till konkret fysisk support. Det har varit en av mina huvuduppgifter som projektledare från kommunens sida. Jag tror att Arbets- och socialförvaltningen gjorde klokt i att prioritera extra resurser genom en projektledare som med fullt fokus kan anpassa systemet efter förvaltningens behov och som kan ta sig tiden att både förstå de olika enheternas varierande behov samt finnas tillgänglig för enskilda medarbetare”, avslutar Alexandra.
Receptet till en lyckad implementation och
ett bra samarbete består till stor del av engagemang och förståelse för vilka resurser som krävs. Linnéa Lönnbark, projektledare på Alfa eCare säger: ”Lunds kommun har haft väldigt engagerade projektdeltagare och de har hela tiden pratat över verksamhetsgränserna. De har också gjort ett väldigt bra förarbete och krattat manegen internt vilket har varit en viktig faktor för den lyckade implementationen.”
Om du är nyfiken på hur Epsilon kan hjälpa er i verksamheten är du varmt välkommen att kontakta oss.
Ladda hem produktinformation om Epsilons planeringsmodul i pdf-format här
Foto: Lunds kommun
”Epsilon ger en bättre, daglig arbetsmiljö och är även ett viktigt steg i att kvalitetssäkra det stöd som är kärnan i socialpsykiatrins uppdrag.” Så säger Alexandra Gäddnäs, projektledare på Lunds kommun och projektansvarig vid implementationen av Epsilon.
Inom kommunen har familje- och individomsorgen tidigare brottas med utmaningar och problem i planeringsprocessen. Manuell planering på papper tog mycket tid och det saknades överblick över dagen för medarbetarna i tjänst. Att implementera Epsilon innebar viktiga steg för att övervinna dessa hinder och samtidigt förbättra arbetsprocessen och effektiviteten.
Alexandra Gäddnäs säger: ”Inom vår verksamhet arbetar vi återhämtningsinriktat och stödet vi ger skiljer sig på många punkter från de insatser som vård- och omsorgsförvaltningen gör. Epsilon samlar alla delar av planeringsarbetet och på så sätt stärker vi kontinuiteten och kan lägga mer verksamhetstid hos brukarna.”
Keyla Fagerström, teknikcoach och handledare på Lunds kommun, framhåller avvikelsesystemet som särskilt användbart. ”Det ger tydlighet och påminner om vikten av att dokumentera avvikelser inom gruppboenden, och inte bara inom boendestödet. Det leder till mer representativ dokumentation och tydliggör brukarens egna ansvar och vad som behöver prioriteras vid personalbrist”, säger Keyla.
En av de mest påtagliga fördelarna med Epsilon är det förbättrade samarbetet mellan olika team och avdelningar inom kommunen. Enligt Alexandra Gäddnäs har Epsilon möjliggjort en enhetlig bokning och planering inom hela förvaltningen. Detta underlättar när vikarier arbetar på flera enheter inom socialpsykiatrin och snabbt behöver anpassa sig till olika arbetsmetoder.
Implementeringen av Epsilon har också resulterat i positiva effekter för både medarbetarna och för de personer som får omsorg. Enligt Keyla Fagerström har rädslan för att känna sig kontrollerad ersatts av en känsla av trygghet, då alla insatser är tydligt planerade och risken för att något faller mellan stolarna minskar. Detta gör det även möjligt att vara mer uppsökande och erbjuda mer individanpassade insatser.
Alexandra Gäddnäs berättar hur Epsilon bidragit till att förbättra kvaliteten på familje- och individomsorgen: ”Tidigare har planeringen av verksamheten varit en tidskrävande uppgift. Genom implementationen av Epsilon vill vi kunna skapa en trygg, effektiv och enkel planering av beviljat stöd. En konkret kvalitetsförbättring som vi ser är att mer tid kan läggas på just kärnuppdraget: att erbjuda lundabor med en psykisk problematik, bästa möjliga stöd till återhämtning. Det är även ytterligare ett steg mot en smidigare och heltäckande digital arbetsmiljö för våra medarbetare.”
Alexandras rekommendationer till andra kommuner som överväger att implementera ett liknande system inkluderar att tillåta tillräckligt med tid för processen. ”Det är viktigt att respektera medarbetarnas olika förutsättningar och erbjuda många, enkla och effektiva kanaler för både små och stora frågor och även möjlighet till konkret fysisk support. Det har varit en av mina huvuduppgifter som projektledare från kommunens sida. Jag tror att Arbets- och socialförvaltningen gjorde klokt i att prioritera extra resurser genom en projektledare som med fullt fokus kan anpassa systemet efter förvaltningens behov och som kan ta sig tiden att både förstå de olika enheternas varierande behov samt finnas tillgänglig för enskilda medarbetare”, avslutar Alexandra.
Receptet till en lyckad implementation och ett bra samarbete består till stor del av engagemang och förståelse för vilka resurser som krävs. Linnéa Lönnbark, projektledare på Alfa eCare säger: ”Lunds kommun har haft väldigt engagerade projektdeltagare och de har hela tiden pratat över verksamhetsgränserna. De har också gjort ett väldigt bra förarbete och krattat manegen internt vilket har varit en viktig faktor för den lyckade implementationen.”
Om du är nyfiken på hur Epsilon kan hjälpa er i verksamheten är du varmt välkommen att kontakta oss.
Ladda hem produktinformation om Epsilons planeringsmodul i pdf-format här
Foto: Lunds kommun
