Inloggning
I detta avsnitt beskriver vi hur inloggning i Welfare app går till.
Inloggningsförfarandet utifrån olika inloggningsmetoder
Inloggningsförfarandet kan se olika ut beroende på vald inloggningsmetod och vi kommer här nedan gå igenom inloggningsförfarandet för respektive metod.
Inloggning med användarnamn och lösenord
Första gången man ska logga in behöver man ange företagskoden. Efter att man har angett den går man vidare och anger sitt användarnamn och lösenord och klickar därefter på Logga in.
Inloggning med SSO
För att logga in med SSO klickar man på knappen Logga in med SSO och följer sedan instruktionerna som visas.
Inloggning med BankID
För att logga in med BankID klickar man på knappen Logga in med BankID och följer sedan instruktionerna som visas.
Inloggning med NFC
För att logga in med NFC klickar man på knappen Logga in med NFC och får sedan upp en ruta där man uppmanas att läsa av NFC-taggen som används för inloggning. Läs av NFC-taggen och ange sedan pinkoden.
OBS! Om man tidigare har angett en företagskod och behöver ändra till en annan klickar man på Återställ företagskod under inloggningsalternativen och kommer då få upp fältet för att ange företagskod på nytt.
Startsidan (Mitt arbete)
I detta avsnitt beskriver vi vilken information och vilka funktioner som finns under menyvalet Mitt arbete.
Vilken information finns under menyvalet Mitt arbete?
Mitt arbete är det menyval man hamnar på direkt efter inloggning. I detta menyval ser man information om vilka besök eller aktiviteter som ska utföras under dagen utifrån vad som är planerat på den medarbetare som är inloggad.
Den information som visas för respektive besök är starttid, för- och efternamn på kunden, tidsåtgång, besökstyp och vilka insatser som ska utföras. Den information som visas när det gäller aktiviteter är starttid samt namn på aktiviteten (se lunch som exempel på bilden).
Se avsnittet Hantera besök och aktiviteter för mer detaljerad beskrivning av vilken information som visas på ett specifikt besök eller aktivitet och hur de hanteras.
Beroende på konfiguration kan det även finnas en vy som heter Gruppens arbete (under pratbubblan). Detta är en liknande vy som Mitt arbete men visar istället samtliga besök eller aktiviteter som ska utföras av gruppen aktuell dag.
Vilka funktioner finns under menyvalet Mitt arbete?
Utöver listan med besök och aktiviteter för dagen finns det en knapp för att logga ut uppe till vänster (symbol i form av en dörr och en pil som pekar åt vänster), en knapp för skanning av NFC-tagg (symbolen till vänster om pratbubblan), en knapp för meddelandefunktionen (symbol i form av pratbubbla) och en knapp för att komma till meny med ytterligare funktioner (symbol i form av tre prickar). Se beskrivning av respektive funktion nedan.
Utloggning
För att manuellt logga ut från appen klickar man på knappen för utloggning och får då frågan om man vill logga ut. Man klickar då OK om man vill fortsätta utloggningen eller Avbryt om man vill avbryta inloggningen.
Automatisk utloggning från appen sker utifrån den tid som är angiven under inställningar i Welfare web. Standardvärdet är 20 min vilket innebär att man automatiskt kommer loggas ut från appen när man varit inaktiv i 20 min vilket är en säkerhetsåtgärd för att minimera risken för att känslig information från appen ska nå obehöriga.
Skanning av NFC-tagg
När man klickar på symbolen för scanning av NFC-tagg kommer det upp en ruta där man blir ombedd att skanna en NFC-tagg.
NFC-taggar används för att registrera in- och utcheckning från besök eller aktiviteter hos en kund. Genom att man med hjälp av telefonen läser av NFC-taggen registreras korrekt tidpunkt för både start- och sluttid av besöket eller aktiviteten.
Meddelandefunktionen
Meddelandefunktionen används för att enkelt kunna kommunicera under arbetsdagen med kollegor som antingen jobbar i appen eller i webben. När man klickat på meddelandefunktionen ser man följande vy och kan då ta del av tidigare konversationer, söka bland konversationer, skapa ny konversation och även registrera frånvaro.
För att öppna upp en tidigare konversation klickar man i listan på den konversation man vill läsa och ser därefter konversationen. Om man vill söka fram en konversation ställer man sig i sökrutan högst upp och skriver exempelvis in namnet på den person som ingår i konversationen man letar efter.
För att skapa en ny konversation klickar man på knappen med ett papper och en penna för att välja person som man vill starta konversationen med. Där kan man antingen välja att bläddra i listan eller söka fram personen. När man har valt person skriver man meddelandet i fritextrutan och klickar sedan på pilen för att skicka iväg meddelandet.
Om man är frånvarande på grund av exempelvis semester kan man registrera frånvaro i meddelandefunktionen så att de som ska kontakta en ser att man inte är tillgänglig. Detta gör man genom att klicka på kugghjulet längst upp till vänster och sedan klickar i Frånvarande. Man kan då lägga till sluttid och även lägga ett statusmeddelande som beskriver typen av frånvaro och när man kommer tillbaka.
Ytterligare funktioner
Genom att klicka på symbolen i form av de tre prickarna kommer man till en meny med ytterligare funktioner. Dessa är uppdatera, visa tidigare besök, uppgifter, visa avbokade besök samt rapportera avvikelser (tilläggsfunktion).
Uppdatera innebär att man manuellt läser över eventuella uppdateringar i planeringen, exempelvis om ett besök tillkommer eller flyttas i tid. Denna uppdatering sker med jämna mellanrum automatiskt men funktionen kan exempelvis vara användbar om man tillfälligt haft dåligt nätverk så att dessa uppdateringar inte har kunnat ske på en stund.
Visa tidigare besök innebär att redan utförda besök visas upp i listan.
Uppgifter är en funktion som möjliggör att man kan tilldela sig själv eller kollega uppgifter direkt i appen och dessa syns sedan i båda gränssnitten – det vill säga både i web och app. Se separat del nedan för mer information om uppgiftsfunktionen.
Visa avbokade besök innebär att besök som blivit avbokade visas upp i listan.
Rapportera avvikelser är en tilläggsfunktion som endast är synlig om man har avvikelsemodulen aktiverad.
Uppgiftsfunktionen
Uppgiftsfunktionen möjliggör att man kan tilldela sig själv, en kollega eller en hel grupp en uppgift direkt i appen och denna syns sedan och kan hanteras både i appen och på webben.
När man har valt Uppgifter i menyn ovan kommer man till denna vy som består av två flikar – Mina uppgifter och Utdelade uppgifter. Under Mina uppgifter samlas alla uppgifter som du tilldelat dig själv eller som någon annan tilldelat dig och under Utdelade uppgifter samlas alla uppgifter som du tilldelat någon annan.
Den information som visas är uppgiftens titel, eventuellt förfallodatum och beskrivning (om det finns). Färgen på uppgiften påverkas av dess förfallodatum. Om förfallodatumet har passerat är uppgiften röd och det framgår också i text att datumet har passerat. Om uppgiften förfaller idag är den gul och om den förfaller senare är den blå.
Genom att klicka på de tre prickarna längst till höger på uppgiften får man möjlighet att ändra eller ta bort uppgiften (endast möjligt om man själv har skapat uppgiften).
När man har utfört en uppgift klickar man i rutan till vänster om uppgiftens titel och den hamnar då under rubriken Utfört och visas med grön färg.
Skapa ny uppgift
För att skapa en ny uppgift klickar man på + tecknet längst ner till höger. Man får då ange uppgiftens titel, eventuellt förfallodatum, beskrivning, ansvarig samt om uppgiften är kopplad till en specifik kund.
Uppgiften kan antingen tilldelas till en specifik medarbetare eller till en hel grupp. Om man väljer grupp får alla medarbetare som tillhör gruppen uppgiften i sin lista.
När man har fyllt i all information man vill ha och är redo att skapa uppgiften klickar man på bocken uppe i högra hörnet och därefter är uppgiften skapad och tilldelad den/de ansvariga.
Personal
I detta avsnitt beskriver vi vilken information och vilka funktioner som finns under menyvalet Personal.
Vilken information finns under menyvalet Personal?
Under menyvalet Personal visas en lista över de medarbetare som tillhör samma grupp som den inloggade medarbetaren. Detta innebär att listan kan bestå av medarbetare från flera olika grupper om den inloggade medarbetaren tillhör flera grupper.
Listan är sökbar och det framgår tydligt vilka medarbetare som är i tjänst just nu – dessa samlas under rubriken Personal i arbete. Övriga hamnar under rubriken Övrig personal som hittas längre ner.
För de medarbetare som är i tjänst visas den schemalagda arbetstid för den aktuella dagen, detta är dock en inställning och det går att dölja denna information om verksamheten önskar det.
Vilka funktioner finns under menyvalet Personal?
Vid en medarbetare kan en symbol i form av en pratbubbla eller telefon visas. Dessa symboler visas när medarbetaren har sin aktuella telefons nummer angivet i appen och man kan då genom att klicka på dessa symboler skicka ett SMS eller ringa medarbetaren utan att behöva ha koll på vilken telefon de har för dagen.
En annan funktion som finns i denna vy är att man kan se medarbetarens besök genom att klicka på medarbetaren i listan. Detta är dock en inställning och det är möjligt att stänga av den funktionen om verksamheten önskar det.
Kunder
I detta avsnitt beskriver vi vilken information och vilka funktioner som finns under menyvalet Kunder.
Vilken information finns under menyvalet Kunder?
Under menyvalet Kunder visas en lista över de kunder som tillhör samma grupp som den inloggade medarbetaren. Detta innebär att listan kan bestå av kunder från flera olika grupper om den inloggade medarbetaren tillhör flera grupper.
Om man tillhör flera grupper kan man välja att filtrera på specifik grupp för att endast se kunder som tillhör denna. Det går även att filtrera på team om sådant finns.
Precis som personallistan är även kundlistan sökbar. Den information som visas i listan är för- och efternamn på kunden, telefonnummer i de fall det finns samt grupptillhörighet. Om någon kund har en varning registrerad på sig visas en symbol upp framför kundens namn.
Vilka funktioner finns under menyvalet Kunder?
Vid en kund kan en symbol i form av en telefon visas. Denna symbol visas när det finns ett telefonnummer angivet på kunden och man kan då genom att klicka på telefonen ringa kunden direkt utan att behöva slå telefonnumret.
Om man vill ta del av mer information avseende en specifik kund kan man klicka på kunden i listan och kommer då in på kundsidan för denna. Se avsnittet Specifik kund nedan för mer information.
Specifik kund
I detta avsnitt beskriver vi vilken information och vilka funktioner som finns när man har valt en specifik kund.
Vilken information finns på specifik kund och vilka funktioner?
När man har valt en specifik kund kommer man till kundsidan för den specifika kunden. Menyn längst ner har nu ändrats utifrån att vi står på en specifik kund och vi kommer i det här avsnittet gå igenom vilken information vi har på respektive menyval samt vilka funktioner som finns.
Kundinfo
Det menyval man hamnar på efter att ha valt en specifik kund i listan är Kundinfo. Här samlas all information som finns angiven om kunden. Om vi klickar på pilen till höger om rubriken Kundinformation får vi upp information om bland annat kundens personuppgifter och besöksuppgifter.
Vi har sedan rubriken Varningar där information om eventuella varningar som är registrerade på kunden visas. Siffran som står till vänster om pilen vid rubriken Varningar visar antalet varningar som finns registrerade, och för att få information om vilka varningar det är behöver vi klicka på pilen för att få upp informationen.
På fliken Kontakter samlas alla uppgifter om kontakter för den specifika kunden, det kan exempelvis vara information om kontaktpersoner inom verksamheten och kontaktuppgifter till anhöriga.
OBS! Övriga rubriker i denna vy går endast att använda om man har den tilläggsfunktionen eller modul som de tillhör.
Besökslista
Under menyvalet Besökslista visas en lista med planerade besök för den specifika kunden. Hur många dagar framåt man ser är konfigurerbart.
Den information som visas om respektive besök är starttid, status för besöket (oplanerat eller planerad på), besökstyp, insatser och planerad tidsåtgång.
För att få mer information om besöket kan man klicka på det. Se avsnittet Hantera besök och aktiviteter för mer information om vad som visas på ett specifikt besök.
Dokumentation
Under menyvalet Dokumentation visas arbetsanteckningar som är skrivna för den specifika kunden.
Den information som visas är vilket datum och klockslag som arbetsanteckningen skrevs, vilken typ av anteckning det är (ex Info till arbetsgrupp) och sedan själva texten i arbetsanteckningen. Längst ner på arbetsanteckningen står signaturen i kursiv text för den medarbetare som skrivit arbetsanteckningen.
Skriva ny arbetsanteckning
För att skriva en ny arbetsanteckning klickar man på + tecknet nere till höger och får sedan upp denna vy där man väljer typ av arbetsanteckning, anger om det är särskilt viktig information och sedan skriver själva arbetsanteckningen.
De val som finns i rullistan vid typ av anteckning administreras i webbgränssnittet av en systemadministratör.
När man har skrivit klart arbetsanteckningen och är redo att spara klickar man på bocken längst upp i högra hörnet och därefter blir arbetsanteckningen synlig både i webben och i appen.
Kalender
Under menyvalet Kalender visas en översikt över aktuell månad och vilka insatser som är planerade respektive dag för den specifika kunden.
För att insatserna ska bli synliga i denna vy behöver en systemadministratör ange i webbgränssnittet vilken/vilka insatser som ska visas i kalendern i appen.
I detta exempel kan vi se att den specifika kunden har insatsen Dusch (förkortat DU) varje onsdag under aktuell månad. Om man klickar på en dag då denna insats förekommer ser man även den planerade tiden för när insatsen ska utföras.
Just denna dag (den 31/3) finns det inga planerade insatser (som är synliga i kalendern i appen) och därför framgår texten Inga planerade insatser under rubriken Insatser i denna vy.
Min sida
I detta avsnitt beskriver vi vilken information och vilka funktioner som finns under menyvalet Min sida.
Vilken information finns under menyvalet Min sida?
Under menyvalet Min sida visas information som gäller för den medarbetare som är inloggad i appen. Här finns bland annat möjlighet att nå länkar som är tillgängliga i appen samt se sitt arbetsschema, dels översiktligt via kalendern men även genom att klicka på dag där arbetstid finns och nedanför kalendern se specifik arbetstid för den dagen.
Vilka funktioner finns under menyvalet Min sida?
Längst upp till vänster finns en knapp med en symbol i form av en pil som pekar till höger och denna kan man använda för att få en bättre översikt i vyn då man kan dölja/visa kalendern med hjälp av denna.
Längst upp till höger finns en knapp med en symbol i form av en pil som pekar neråt och denna används för att uppdatera vyn och läsa in ny information sedan senaste uppdateringen.
Inställningar
I detta avsnitt beskriver vi vilken information och vilka funktioner som finns under menyvalet Inställningar.
Vilken information finns under menyvalet Inställningar?
Under menyvalet Inställningar visas de inställningar som är tillgängliga att hanteras av den enskilde användaren. Det finns även information längst ner om vilken företagskod man är inloggad i och vilken version av appen man har.
Vilka funktioner finns under menyvalet Inställningar?
Under inställningar finns det högst upp en funktion som heter Ange telefonens nummer. Denna är endast synlig för medarbetare med behörigheten Administratör och används för att ange den aktuella telefonens nummer så att detta nummer automatiskt blir kopplat till varje medarbetare som loggar in i appen på den telefonen. Med hjälp av detta kan medarbetare sedan enkelt nå varandra utan att behöva hålla koll på vilken telefon kollegan har.
En annan funktion är Stark autentisering och denna används i de fall man vill använda sig av tvåfaktorsinloggning i appen med hjälp av NFC-tagg och pinkod.
Dölj klarmarkerade besök är en funktion man kan aktivera vilket innebär att samtliga besök som blir utförda döljs från medarbetarens lista. Om man inte har denna aktiverad ligger besöken kvar men får däremot en bock som tydliggör att de är utförda.
Rensa cache är en funktion som används för att ta bort temporärt sparad information i appen.
Automatiskt besöksalarm är en funktion som medarbetaren kan aktivera. Denna funktion medför att ett alarm skapas upp automatiskt vid varje besöksstart och larmar när 10 minuter av besöket återstår.
Alarmljud är en funktion som medarbetaren kan aktivera vilket innebär att ett alarmljud spelas när besökstiden håller på att ta slut.
Hantera besök och aktiviteter
I detta avsnitt beskriver vi vilken information och vilka funktioner som finns utifrån hantering av besök och aktiviteter.
Vilken information finns vid hantering av besök?
När man har klickat in på ett specifikt besök ser man all information som finns tillgänglig om besöket. Vilken besökstyp det är, vem besöket är planerad på, planerad starttid, planerad tidsåtgång, adress och vilka insatser som är aktuella för besöket.
Vilka funktioner finns vid hantering av besök?
Genom att klicka på knappen Manuellt kan besöket startas och avslutas manuellt. Om man använder sig av NFC-tagg för in- och utcheckning från besöket används inte denna funktion.
Knappen Arbetsanteckning används för att skriva en arbetsanteckning relaterad till det aktuella besöket. För mer information om arbetsanteckningar, se avsnittet Specifik kund och rubriken dokumentation.
Knappen Avboka används i de fall besöket behöver avbokas. När man klickat på knappen får man då välja bland de avbokningstyper som är valbara och när man sedan sparar blir besöket avbokat vilket syns både i appen och på webben.
Om man har behov av att ändra besökstyp klickar man på Besökstyp och får då möjlighet att ändra till en annan besökstyp.
Vid rubriken Insatser finns knappen Ändra som kan användas för att lägga till eller ta bort insatser i besöket. När man klickar på Ändra får man upp en lista över alla insatser som är tillgängliga och kan då bocka i de insatser man vill lägga till och bocka ur de insatser man vill ta bort.
Knappen Planera besök på ny medarbetare används för att flytta besöket från den redan planerade medarbetaren till en annan medarbetare. Detta är en funktion som går att konfigurera beroende på om man vill ha denna möjlighet eller ej.
Om man använder sig av denna funktion och klickar på knappen får man då upp en lista över medarbetare och väljer då vilken medarbetare besöket ska planeras på. Så fort man har sparat kommer besöket då flyttas från den tidigare medarbetarens besökslista till den nya medarbetarens besökslista och signaturen för den nya medarbetaren framgår därefter på det specifika besöket.
Planera eller starta nytt besök
När man står i besökslistan för en specifik kund finns det en knapp i form av ett + tecken längst ner till höger. Denna knapp används för att antingen Planera nytt besök i appen eller Starta nytt besök.
Planera nytt besök i appen används i de situationer där man vill planera ett nytt besök hos kunden som inte ska utföras just nu medan Starta nytt besök används i de situationer där man behöver starta ett nytt besök som ska utföras på en gång, exempelvis vid larm.
Se beskrivning nedan över hur man går tillväga för respektive funktion.
Planera nytt besök
För att planera ett nytt besök klickar man på + tecknet, väljer Planera nytt besök och får sedan upp denna vy där man fyller i information om det nya besöket som ska planeras in. Första steget är att ange besökstyp och då klickar man på Besökstyp och får upp en lista över valbara besökstyper.
Nästa steg är att ange det datum och det klockslag som besöket ska planeras till och för att kunna fylla i denna information klickar man på Planerad start. För att ange den planerade tidsåtgången klickar man på Planerad tid.
Därefter kan en Beskrivning av besöket anges i fritextrutan om det är något man vill ha med och man har också möjlighet att ange om besöket är en Viktig tid och då bockar man i rutan för det. Viktig tid är lämplig att använda sig av i de situationer det är viktigt att besöket utförs den planerade tiden, det kan exempelvis ha att göra med att kunden ska iväg på ett läkarbesök efteråt och därför behöver vara klar en viss tid.
Näst sista steget är att ange vilka Insatser det nya besöket ska ha och det gör man genom att klicka på Ändra och man får då upp en lista över valbara insatser och väljer den/de insatser som är aktuella för besöket.
Sista steget är att planera ut det nya besöket på en medarbetare i de fall man vill detta och har den möjligheten utifrån vad som är konfigurerat, alternativt välja att bara spara besöket utan att planera ut det på en specifik medarbetare.
Om det nya besöket ska planeras ut på en medarbetare klickar man först på knappen Planera besök på ny medarbetare och väljer medarbetare i listan. När besöket är planerat på medarbetaren klickar man på knappen med symbol i form av en bock uppe i högra hörnet och därefter har det nya besöket planerats ut.
Om det nya besöket endast ska planeras men inte på specifik medarbetare klickar man på knappen med symbol i form av en bock uppe i högra hörnet för att planera besöket och det kommer då ligga som oplanerat till dess att en medarbetare har planerats att utföra besöket.
Starta nytt besök
För att starta ett nytt besök klickar man på + tecknet, väljer Starta nytt besök och får sedan upp denna vy där man anger starttid i form av datum och klockslag samt orsak.
När man har angett alla uppgifterna klickar man på symbolen i form av en bock uppe i högra hörnet för att starta det nya besöket.
OBS! Om man använder sig av NFC-tagg läser man istället av kundens NFC-tagg och får då en fråga om man vill starta ett nytt besök, och behöver då inte ange starttid och orsak.
Det nya besöket är nu startat vilket vi ser genom att det står Besök pågår högst upp på besöket. Nya besök som skapas upp direkt i appen får automatiskt besökstypen Snabbesök. För att ändra till en annan besökstyp kan man klicka på Besökstyp och därefter välja i listan över valbara besökstyper.
Nästa steg är att lägga till den/de insatser som är aktuella för besöket och det gör man genom att klicka på Ändra och därefter välja utifrån valbara insatser i listan.
När man är redo att avsluta besöket gör man det genom att klicka på Manuellt och där ange sluttid och orsak. Därefter ligger besöket sedan som utfört i den specifika kundens besökslista.
OBS! Om man använder sig av NFC-tagg läser man istället av kundens NFC-tagg vid slutet av besöket och behöver då inte ange sluttid och orsak.
Vilken information finns vid hantering av aktivitet?
När man har klickat in på en specifik aktivitet ser man all information som finns tillgänglig om aktiviteten. Vilken besökstyp det är (namnet på aktiviteten), vem den är planerad på, planerad starttid och planerad tidsåtgång.
Vilka funktioner finns vid hantering av aktivitet?
Genom att klicka på knappen Manuellt kan aktiviteten startas och avslutas.
Knappen Avboka används i de fall aktiviteten behöver avbokas. När man klickat på knappen får man då välja bland de avbokningstyper som är valbara och när man sedan sparar blir aktiviteten avbokad vilket syns både i appen och på webben.
Om man behöver ändra besökstypen för aktiviteten klickar man på Besökstyp och kan då välja i listan bland valbara besökstyper.
I de fall kunder deltar i aktiviteten kan man genom att klicka på Medverkande ange vilka medarbetare som anmälts till, deltagit på eller avbokat aktiviteten.
Knappen Planera besök på ny medarbetare används för att flytta aktiviteten från den redan planerade medarbetaren till en annan medarbetare. Detta är en funktion som går att konfigurera beroende på om man vill ha denna möjlighet eller ej. Om man använder sig av denna funktion och klickar på knappen får man då upp en lista över medarbetare och väljer då vilken medarbetare aktiviteten ska planeras på.
Så fort man har sparat kommer aktiviteten då flyttas från den tidigare medarbetarens besökslista till den nya medarbetarens besökslista och signaturen för den nya medarbetaren framgår därefter på den specifika aktiviteten.