Anställningar

På Anställningssidan hanterar man Onboardingflödet från att en ansökan från en assistent kommer in, anställs via nyanställning, uppföljs via uppföljning och sen avslutas via offboardingavslutet. Man kan även här lätt gå in och ändra en persons uppgifter via Ändring. 

Anställningar är uppdelad i 5 flikar.

Ansökningar (tilläggsmodul), Nyanställning, Ändring, Uppföljning och Avslut. 
Flikarna styrs av rättigheterna nedan.

Rätt att se menyvalet Anställningar, Tillgång till fliken Ansökningar, Tillgång till Nyanställning i anställningar, Tillgång till Ändring i anställningar, Får se uppföljning i anställningssidan.  Läs mer om respektive flik nedan.

Ansökningar

Ansökningar är en tilläggsmodul i Welfare Assistans. Är man intresserad av den går det bra att kontakta supporten.

Ansökningsformuläret

På bolagets inloggningssida läggs en extern länk där en person kan skicka in en ansökan via ett formulär till arbetsgivaren. 

ID/Referensnummer kan man använda till att särskilja ansökningarna åt. Om ni exempelvis har en annons ute med ett särskilt ID kan man be personen som söker till tjänsten att ange det här.

Man fyller sedan i sina personuppgifter. Personnumret behövs då personen signerar sin ansökan med sitt BankID.

Bankuppgifterna är ej obligatoriska att fylla i.

Om ni som bolag har ställt in vilka Kompetenser ni har så kan assistenterna välja mellan kompetenser i listan.

Personen behöver sedan godkänna att de kan bli kontaktade samt att deras data kommer lagras i vårt system.

Längst ner i formuläret kan personen bifoga filer (exempelvis CV eller personligt brev).

Efter detta signerar de ansökan, får en bekräftelse och ni får då in ansökan i fliken Ansökningar.

Ansökningsfliken

När ansökan kommit in kan du filtrera fram ansökningarna i fliken Ansökningar. Du kan välja att filtrera mellan olika datum och du kan även skriva in ett ID/Referensnummer som du vill se.

När du klickat på Visa får du upp ett sökresultat för ansökningar som inkommit under denna perioden. Du kan då se personens uppgifter och ifall de bifogat en eller flera filer. Om du vill lägga in en status på ansökan kan du klicka på pratbubblan under status.
Där kan du välja om ansökan är Ej aktuell, pågående, inkommen eller upprättad. Du kan också lägga en kommentar vid statusen. 

När du klickar på pennan under anställ så skickas du vidare till Nyanställning. Anställer du personen ändras assistenten till upprättad.

Nyanställning

Nyanställning är till för att ni som administratörer ska kunna skapa en person på en och samma sida.

På denna sida kommer ni kunna följa ett flöde från start till slut för att så enkelt som möjligt kunna lägga till personer i systemet.

Ni som bolag kan skräddarsy ifall ni vill dölja vissa fält eller boxar. Detta kan ni läsa mer om i varje avsnitt.

Det finns även processbollar till vänster om flödet som dels blir gröna ifall all information är ifylld men klickar man på en boll scrollas
man till det steget automatisk.

Allmänna uppgifter

I avsnittet Allmänna uppgifter ingår: personuppgifter, bankuppgifter, personbevis/arb-tillstånd, anställningsuppgifter, skyddad ID-hantering, huvudarbetsgivare, uppgift till lönerevision samt interna och externa anteckningar. Kursivt är sådana delar ni kan välja att dölja med rättigheter.

1.Fyll i personnummer. Knappen kontrollera gör en kontroll ifall personen redan finns i systemet och ger er ett meddelande om så är fallet eller om ni kan fortsätta flödet.

2.Fälten som är obligatoriska har en asterisk bredvid rubriken. E-postfältet gör också en kontroll ifall e-posten redan finns registrerad på en annan person i systemet.

3.I välj bank-listan kan du välja specifik bank eller annan bank. Clearing och kontonummer är i systemet inställt med rätt banktyp, ni kan även göra en kontroll på knappen. IBAN kan även fyllas i om det önskas.

4.Personbevis/Arbetstillstånd, här kan ni fylla i vilken typ av medborgarskap personen har, ladda upp dokumentet som styrker tillståndet samt registrera en uppföljning i systemet. Uppföljningen kan ni lägga på er själva alt. dela ut till valfri administratör, den får då ett ärende delat till sig.

5.I Anställningsuppgifter väljer ni persontyp och ifall personen ska ha en administratörsroll. Om ni använder automatisk generering av anställningsnummer så lämnar ni det fältet tomt, annars fyller ni i det som vanligt. Anställd från är obligatorisk och beräkningsperioden genereras från startdatum på anställningen och längden är den som ni lagt in i era systeminställningar. Denna kan ni såklart själva ändra.

6.Här anger ni om personen ska ha någon utav de skyddade ID-klassningarna.

7.Kryssa i om ni använder er utav huvudarbetsgivare/uppgift till lönerevisionen, dessa döljs om ni ej använder det idag.

8.Använder ni interna/externa anteckningar så klickar ni upp och fyller i informationen här.

9.När ni klickar på Spara så sparas personen i systemet och ni kan fortsätta med flödet. Spara-knappen gör en koll på ifall ni missat att fylla i något obligatoriskt fält.

Grupptillhörighet och behörigheter

Ifall ni använder er utav grupper och behörigheter i systemet finns det paneler för det i flödet för att manuellt lägga till grupper och behörigheter till personen du skapar.
Om man i Inställningar/Säkerhet valt att tilldela vissa behörighetsgrupper per automatik till assistenter/kunder så kommer personerna få dessa grupper per automatik precis som vanligt.

Vill man ej att administratören som gör anställningen ska se grupptillhörighetspanelen eller behörighetspanelen så kan man lägga på rättigheterna nedan.

“Får ej se behörigheter i ‘Anställningsflödet'” samt “Får ej se grupptillhörighet i ‘Anställningsflödet'”

Det finns många bra användningsområden för både grupper och olika behörighetsgrupper i systemet.

Registerutdrag och allmänna kompetenser

I nyanställning kan ni ej koppla en assistent till en kund som är under 18 år utan att registrera att assistenten har registerutdrag först. När ni klickar på ”Lägg till registerutdrag” får ni upp alternativet att ladda upp en kompetens som är klassad som registerutdrag. Där går ni in i fliken filer.

I filer behöver ni välja ifall:

1.Det ej är krav på registerutdrag (exempelvis om det är en förälder ni anställer)

2.Det är ett vanligt registerutdrag (en fil där registerutdraget laddas upp)

3.Det är ett digitalt registerutdrag (där behövs det två filer, en fil som är registerutdraget och en fil från polisens digitala kontrolltjänst)

I detta steget kan ni också lägga in allmänna kompetenser som assistenten har. Valbara kompetenser justerar ni som administratörer själva i Register/Kompetenser.
I detta exempel har jag lagt in att assistenten har körkort.
Det kan också vara att en assistent exempelvis har en speciell delegering som kräver intyg.

Kundrelation och chef

I nästa steg är det dags att koppla assistenten till rätt kund och göra justeringar som hör till kopplingen.

Det är även möjligt att koppla en person till flera kunder i detta steget.

1.Först och främst väljer ni vilken kund personen ska kopplas till via relationsrutan. Försöker ni här koppla en assistent utan registerutdrag till en kund som är en kund under 18 år så får ni ett felmeddelande.

2.Om assistenten ska ha en ytterligare relationskoppling än assistent till kunden så väljer du det här. Hushållsgemenskap (FK3066) kryssar även i rätt ruta i FK3066:an som skickas i nästkommande steg. I dagsläget har vi ej valt att lägga till Övrigt-relation eller God man. Det finns också möjlighet att lägga till en relationskoppling efter att ni lagt till kund.

3.Vi har en del rättigheter som begränsar olika vyer ifall du ej är chef över en assistent. Därför kan ni direkt här välja vem som är assistentens närmsta chef. Personen måste ligga som koordinator på kunden.

4.När man klickat på Lägg till kund så går man igenom de 4 flikarna för att genomföra stegen. I det första steget lägger man till om assistenten ska ha en relationskommentar och relationsdatum till specifik kund.

5.I detta steget kan ni signera och skicka en FK3066:a direkt eller skriva ut den så att assistenten får en bock i kundrelationen att den är utskriven.

6.Ni kan även lägga till om assistenten har några kundspecifika kompetenser, om kunden exempelvis kräver en viss typ av delegering eller liknande så lägger ni till det här.

Anställningsform

I steg 4 i kundrelationen lägger man till en anställningsform/löneform. Vill ni som bolag ställa in fler benämningar på anställningsformer så gör ni det under Register/Bolagsregister.

Ni som bolag kan själva också välja vilka tillägg ni vill ha med i anställningsformen/löneformen.

Hör av er till oss om ni vill ändra de tilläggen som ligger idag.

Glöm ej att spara beloppen ni fyller i under lön.

Efter att ni har fyllt i information i anställningsformen klickar ni under anställningsavtal på ”Skapa ny”.

Anställningsavtal

När ni klickat på Skapa ny får ni upp en ny ruta där avtalet ska genereras.

1.Välj om det är nyanställning eller ändring.

2.Standardtext för semester och annan överenskommelse ställer ni själva in under Inställningar/Standardtexter, här kan ni dock justera dem manuellt vid behov

3.Ni kan lägga till extra bilagor till anställningsavtalet om du laddat upp dokument i kategorin bolagsdokument i systemet. Du kan dock redan i dokumentadmin välja vilka bilagor som ska följa med avtalet per automatik.

4.Vill ni frångå den automatiska ordningen eller radera en bilaga så kan ni göra det här.

5.Förhandsgranska hur avtalet kommer se ut.

6.Ifall du som administratör ska signera avtalet och stämpla det med din BankID-signering så väljer du signera själv.

7.Ifall en av dina kollegor ska signera avtalet så kan ni här dela ut dokumentet till din kollega så den kan signera det. Personen kan signera dokumentet från min sida alternativt från sin dokumentflik.

8.När avtalet är signerat/utdelat till signerare så kommer anställningsformen upp i flödet och om du signerat avtalet får den också status signerad av administratör via grön gubbe till höger.

9.I sista steget i nyanställningsflödet kan du se att anställningsavtalet är skapat, du kan också ladda ner det samt se signeringsstatus.

Spara anställd

När ni känner att ni är klara med flödet kan ni klicka på ”Kontrollera/Avsluta”. Systemet gör då en koll på ifall man exempelvis glömt att skicka en FK3066:a eller inte lagt till en anställningsform.

Ni får då ett meddelande men kan spara personen ändå.

Personen blir då sparad med all information som ni har fyllt i, personen har också fått en relation till kund samt fått ett anställningsavtal utdelat till sig.

För att kunna använda anställningsflödet optimalt behöver du göra ett par inställningar i systemet.

Bilagor till anställningsavtalet

Ni som bolag kan välja vilka bilagor som ska följa med anställningsavtalet och i vilken följd de ska komma.
I menyvalet ”Dokument” kan ni ladda upp ett dokument i kategorin bolagsdokument. Om ni klickar i att de per automatik ska placeras som bilagor på anställningsavtalet så få ni fram vyn där ni kan välja i vilken ordning de ska hamna.

Ärendekategorier och dokumentkategorier

För att kunna lägga ärende kopplat till personbevis/arbetstillstånd behöver ni i Register/Ärendekategorier välja vilken kategori som dessa ärenden ska hamna under.
I Register/Dokumentkategorier väljer ni vilken kategori arbetstillstånden ska laddas upp i.

I dokumentkategorier väljer ni också vilken kategori anställningsavtalet samt uppsägningsbeskedet ska hamna i.

Ändring

För att ändra en befintlig person i systemet kan ni använda er utav fliken ”Ändring”. Flödet du får upp ser ut som i nyanställning men här ligger alla befintliga uppgifter på assistenterna. Detta flödet rekommenderas att använda om du exempelvis ska ändra personuppgifter, bankuppgifter, lägga till en ny anställningsform eller om assistenten ska börja jobba hos en ny kund. I ändringfliken ser du även alla anställningsformer som assistenten har samt alla anställningsavtal som skapats till assistenten.

Uppföljning

I uppföljning kan du som administratör följa upp vilka assistenter som har bankkontonummer, registerutdrag, signerat sitt anställningsavtal samt att ni har skickat FK3066:an.

Du kan också här se assistentens anställningsavtal. Med hjälp av olika filter kan du filtrera fram exempelvis assistenter som saknar en FK3066.

Du kan på denna sidan också visa alla barnkunder för att se så alla assistenter som är kopplad till dessa har registerutdrag.

Avslut

Huvudfokuset i fliken Avslut är att här kunna avsluta befintliga assistenters anställning. I samband med avslutet kan du också skicka ut ett uppsägningsbesked till personen med olika mallar.

I dokumentkategorierna behöver ni själva ställa in vilken kategori som uppsägningsbeskeden ska hamna i. 

Du kan avsluta en assistent genom att klicka på avslut på samma rad som assistentens namn. Då avslutas anställningen hos alla kunder.

Men du kan också välja att avsluta en löneform som är kopplad till en kund. 

Du fyller i Tänkt slutdatum för när assistentens anställning ska ta slut. Detta kommer bli det nya slutdatumet i löneformen.
Sedan väljer du vilken slutorsak samt avslutsmall du vill använda. Avslutsorsakerna och mallarna kan du själv justera i Register/bolagsregister (se mer info nedan).

Sista anställningsdag är den dagen som kommer stå på assistentens uppsägningsbesked. 

När du avslutar en assistents anställning hos en kund och använder dig utav relationsdatum i systemet så får du även upp valmöjligheten att lägga ett slutdatum på relationen här. 
Vi har också lagt till ikoner ifall man behöver lägga in en påminnelse i ett ärende om utredning/uppföljning, ifall man behöver göra en journalanteckning eller skicka en notis.

Uppsägningsbeskedet går sedan att hitta i assistentens dokumentsflik samt att det läggs i Avslutsfliken på assistenten.

Avslutsmallar

Ni har nu möjlighet att själva justera viss information i avslutsmallarna. När ni går in i Register/Bolagsregister så kan ni under avslutsmallar lägga till och redigera befintliga. Ni kan också välja ifall de ska vara aktiva eller ej.

1. Namn är endast namnet på avslutsmallen, det kommer inte med som text i avslutsmallen.

2. Rubriken läggs under Besked om upphörande av anställning så att ni själva kan anpassa vad där ska stå.
3. Besked hamnar under rubriken Besked.

När du skapat avslutsmallarna kan du sedan välja dem när du skapar ett uppsägningsbesked.