Importera lönefil till Visma Lön
Epsilon genererar en VISMA-lönefil som är skapad utifrån specifikation för VISMA Lön. Syftet med denna fil är att hämta ut lönegrundande information från Epsilon som sedan kan läsas in i VISMA Lön. Filen innehåller information om medarbetarens arbetade tid, frånvaro och OB-tider.
För instruktion om hur inläsning i VISMA Lön går till läs här
Viktig information angående lönefilen
1. Om medarbetaren saknar anställningsnummer i Epsilon kommer denna medarbetares information inte att kunna läsas in i VISMA när man exporterar filen från Epsilon.
2. Om man vill särskilja så att fast- och timanställda får olika tidkoder i exportfilen måste man ställa in på varje anställd vilken anställningsform den ska tillhöra. Detta gör man under Medarbetare -> Anställning -> Lön. Välj där typ av anställning, lön samt datum. Vill man inte att lönen ska synas går det bra att sätta den till 0 kr. Tänk på att datumen styr för vilken period anställningstypen gäller. Finns ingen anställningstyp angiven skrivs alltid tidkod ARB ut.
Notera att detta är en inställning i Epsilon som måste ställas in av kundservice.
3. Följande tidkoder finns stöd för i filen från Epsilon. Dessa måste kopplas till rätt löneart i VISMA och om detta inte har gjorts innan första inläsningen av filen från Epsilon får du ett meddelande om vilka koder som måste kopplas när du har gjort inläsningen i VISMA.
Läs mer om hur du sätter upp tidskoderna i VISMA här
TID = Arbetad tid för fastanställda (Se punkt 2)
ARB = Arbetad tid för timanställda samt anställda utan anställningstyp (Se punkt 2)
OB1 = OB-ersättning Kväll
OB2 = OB-ersättning Natt
OB3 = OB-ersättning Helg
OB4 = OB-ersättning Storhelg
Tidkoder för frånvaro
För att frånvaro ska få rätt tidkod måste namnet på frånvaroturen i Epsilon överensstämma med något av namnen angivna nedan.
Begränsningar i tidredovisningsfilen
Nedan beskrivs ett antal begränsningar som idag finns runt Epsilon som påverkar informationen som finns i filen.
Deltidsfrånvaro
I Epsilon går det endast att lägga in frånvaro för en hel dag. Detta gör att deltidsfrånvaro inte kommer med i filen utan måste hanteras manuellt i lönesystemet.
Frånvaro när ingen tur finns i grundschemat
När man lägger in frånvaro på en personal som inte har en arbetstur i grundschemat kommer längden på frånvaron bli 0 timmar i tidsredovisningsfilen. Detta eftersom längden på frånvaro räknas från grundschemat. Detta kan hända till exempel när en timvikarie endast har en tur i dagsschemat och sedan får en frånvaro för den turen.
Mertid
Om man använder registrerad tid när man gör exporten av filen så räknas alltid den registrerade arbetstiden som arbetad tid och ingen hänsyn tas hur lång den planerade arbetsturen är. Dvs vi särskiljer inte mertid om personalen har arbetat längre än den schemalagda tiden utan allt hamnar på arbetad tid.
Vanlig OB
OB för kväll, natt, helg och storhelg räknas enligt kollektivavtalet för Vårdföretagarna, Vision, Vårdförbundet samt Akademikerförbundet, ”KOLLEKTIVAVTAL, ALLMÄNNA VILLKOR OCH LÖNER Bransch Äldreomsorg (F)”. Vilket betyder följande:
OB 1 Kväll – För ordinarie arbetstid och mertid förlagd till tid från kl 19.00 till kl 22.00 på vardag.
OB 2 Natt – För ordinarie arbetstid och mertid förlagd till tid från kl 22.00 till kl 24.00 måndag till torsdag samt från kl 00.00 till kl 06.00 tisdag till fredag.
OB 3 Helg – Tid från kl 00.00 till kl 24.00 lördag, söndag, helgdag eller dag som både föregås och efterföljs av söndag eller helgdag. Jul- och nyårsafton jämställs med helgdag. Tid från kl 16.00 till kl 24.00 vardag närmast före trettondag jul, första maj, Kristi himmelsfärdsdag, nationaldagen eller Alla helgons dag. Tid från kl 00.00 till kl 07.00 måndag eller vardag närmast efter trettondag jul, första maj, Kristi himmelsfärdsdag eller nationaldagen. Tid från kl 19.00 till kl 24.00 fredag som inte omfattas av otilläggstid ovan.
OB 4 Storhelg – Tid från kl 18.00 dag före långfredagen till kl 07.00 dagen efter annandag påsk. Tid från kl 18.00 dag före pingstafton eller midsommarafton till kl 07.00 vardag närmast efter helgdagsaftonen. Tid från kl 18.00 dag före julafton eller nyårsafton till kl 07.00 vardag utom lördag närmast efter helgdagsaftonen. Sjuk-OB Ingen uträkning görs av eventuellt sjuk-OB utan detta måste hanteras manuellt i lönesystemet
Om du stöter på problem vid inläsningen som inte tas upp i VISMAs instruktioner, vänd dig till VISMAs supportfunktion