Digitala framsteg i fokus - SHIS Bostäder tecknar avtal med Alfa eCare för journalsystem
En resa mot ökad effektivitet, digitalisering och förbättrad servicenivå för SHIS Bostäders hyresgäster.
SHIS Bostäder och Alfa eCare är just nu i införandefasen av Alfa eCare Welfare, journalsystemet som ska hjälpa SHIS Bostäder att möta framtidens krav och samtidigt öka effektiviteten och kvaliteten i verksamheten. Med en tydlig vision om att gå ”från papper till digitalt” och fokusera på användarvänlighet, ser SHIS Bostäder nu fram emot en mer effektiv arbetsmiljö. Vi på Alfa eCare är entusiastiska över samarbetet och imponerade av SHIS Bostäders engagemang och professionalism och vi ser fram emot en framtid präglad av effektiva processer och förbättrad service för hyresgästerna.
Bakgrund och beslut om implementering
SHIS Bostäder stod inför ett avgörande val när deras befintliga verksamhetssystem nådde sin kapacitetsgräns. Anna Röstlund, IT- och Digitaliseringschef, säger ”Vi hade jobbat i systemet sedan 2017 och arbetat in flera processer som egentligen kanske inte passade där, vilket påverkade så väl användarupplevelsen som effektiviteten och möjligheten till uppgradering.” Efter att ha genomfört en förstudie under 2021 beslutade de sig för en strategisk förflyttning från ”dokumenthantering” till moderna och ändamålsenliga verksamhetssystem.
Utmaningar och förväntade lösningar
Enligt Anna Röstlund är målsättningen tydlig: ”Det ska vara lätt att göra rätt och vi ska gå från papper till digitalt.” Genom att inför ett system för journalföring och boendedokumentation förväntar de sig att öka effektiviteten och minska riskerna för felaktig dokumentation. ”Det ger oss även ökade möjligheter att följa statistik och ta ut rapporter”, säger Anna.
Förändring i verksamhetsrutiner
Anja Arnell, beställare och tf. avdelningschef för verksamhetsavdelningen, betonar att det nya systemet kommer att effektivisera deras dagliga arbetsrutiner: ”Med Alfa eCare Welfare kommer vi fullt ut att kunna digitalisera hela processer och på så vis spara tid i handläggningen. Vi kommer också minska personberoende och underlätta samarbetet och kommunikationen mellan medarbetarna.” Enligt Anja kommer implementationen även innebära bättre rapporter och möjlighet till analys vilken kan hjälpa vid beslutsfattande.
Förbättrad service för hyresgästerna
Anja Arnell berättar hur det nya verksamhetssystemet kommer öka servicen till hyresgästerna: ”Vi arbetar med genomgångsboenden för etablerade och nyanlända stockholmare som av sociala eller ekonomiska skäl har hamnat utanför den ordinarie bostadsmarknaden. Våra fastigheter bemannas av personal som under boendetiden hjälper hyresgästerna med ett grundläggande bostadssocialt stöd. Vi arbetar både praktiskt och motiverande för att stärka hyresgästerna i deras boende. Målsättningen är att de ska rustas för ett boende på den ordinarie bostadsmarknaden – få nyckeln till sin egen dörr. Och det är där vi vill lägga vår tid”.
Användarvänlighet och digitaliseringens framtida resa
Anna Röstlund understryker vikten av användarvänligheten i systemet: ”Att kunna arbeta både via mobil och dator kommer underlätta för vår personal som rör sig i våra fastigheter.” Anna berättar också om SHIS Bostäders övergripande digitaliseringsresa: ”Vi påbörjade vår digitaliseringsresa redan hösten 2021 då vi initierade projektet Smart arbetsliv.” Genom att säkerställa fungerande enheter och utbilda personalen i digitalt samarbete har de skapat en grund för övergången till ändamålsenliga och effektiva verksamhetssystem.
Alfa eCare – En kunnig och intresserad partner
Petra Tysk Karlsson, projektledare under införandeprojektet, ger en positiv bild av Alfa eCare: ”Första känslan av samarbetet med Alfa eCare är att de är kunniga inom sitt område. De är trevliga och intresserade av att förstå oss, SHIS Bostäders verksamhet och processer.” Matilda Klintemård, Enhetschef på SHIS Bostäder och Petra ser fram emot ett samarbete som möjliggör att SHIS Bostäders medarbetare kan ha hyresgästen i fokus och följa deras progress mot en egen bostad.
LINNÉA LÖNNBARK
Projektledare, Alfa eCare
Linnéa Lönnbark, projektledare på Alfa eCare säger: ”Vi ser fram emot att delta i SHIS Bostäders resa mot en enhetlig dokumentation. Det är en kund med en positiv inställning och dedikerade medarbetare i projektgruppen. Deras önskan är att få sina behov tillgodosedda, men det är tydligt att de är öppna för att överväga våra alternativa lösningar och utmana sina nuvarande arbetssätt. Vi ser fram emot ett givande samarbete.”
SHIS Bostäder och Alfa eCare är just nu i införandefasen av Alfa eCare Welfare, journalsystemet som ska hjälpa SHIS Bostäder att möta framtidens krav och samtidigt öka effektiviteten och kvaliteten i verksamheten. Med en tydlig vision om att gå ”från papper till digitalt” och fokusera på användarvänlighet, ser SHIS Bostäder nu fram emot en mer effektiv arbetsmiljö. Vi på Alfa eCare är entusiastiska över samarbetet och imponerade av SHIS Bostäders engagemang och professionalism och vi ser fram emot en framtid präglad av effektiva processer och förbättrad service för hyresgästerna.
Bakgrund och beslut om implementering
SHIS Bostäder stod inför ett avgörande val när deras befintliga verksamhetssystem nådde sin kapacitetsgräns. Anna Röstlund, IT- och Digitaliseringschef, säger ”Vi hade jobbat i systemet sedan 2017 och arbetat in flera processer som egentligen kanske inte passade där, vilket påverkade så väl användarupplevelsen som effektiviteten och möjligheten till uppgradering.” Efter att ha genomfört en förstudie under 2021 beslutade de sig för en strategisk förflyttning från ”dokumenthantering” till moderna och ändamålsenliga verksamhetssystem.
Utmaningar och förväntade lösningar
Enligt Anna Röstlund är målsättningen tydlig: ”Det ska vara lätt att göra rätt och vi ska gå från papper till digitalt.” Genom att inför ett system för journalföring och boendedokumentation förväntar de sig att öka effektiviteten och minska riskerna för felaktig dokumentation. ”Det ger oss även ökade möjligheter att följa statistik och ta ut rapporter”, säger Anna.
Förändring i verksamhetsrutiner
Anja Arnell, beställare och tf. avdelningschef för verksamhetsavdelningen, betonar att det nya systemet kommer att effektivisera deras dagliga arbetsrutiner: ”Med Alfa eCare Welfare kommer vi fullt ut att kunna digitalisera hela processer och på så vis spara tid i handläggningen. Vi kommer också minska personberoende och underlätta samarbetet och kommunikationen mellan medarbetarna.” Enligt Anja kommer implementationen även innebära bättre rapporter och möjlighet till analys vilken kan hjälpa vid beslutsfattande.
Förbättrad service för hyresgästerna
Anja Arnell berättar hur det nya verksamhetssystemet kommer öka servicen till hyresgästerna: ”Vi arbetar med genomgångsboenden för etablerade och nyanlända stockholmare som av sociala eller ekonomiska skäl har hamnat utanför den ordinarie bostadsmarknaden. Våra fastigheter bemannas av personal som under boendetiden hjälper hyresgästerna med ett grundläggande bostadssocialt stöd. Vi arbetar både praktiskt och motiverande för att stärka hyresgästerna i deras boende. Målsättningen är att de ska rustas för ett boende på den ordinarie bostadsmarknaden – få nyckeln till sin egen dörr. Och det är där vi vill lägga vår tid”.
Användarvänlighet och digitaliseringens framtida resa
Anna Röstlund understryker vikten av användarvänligheten i systemet: ”Att kunna arbeta både via mobil och dator kommer underlätta för vår personal som rör sig i våra fastigheter.” Anna berättar också om SHIS Bostäders övergripande digitaliseringsresa: ”Vi påbörjade vår digitaliseringsresa redan hösten 2021 då vi initierade projektet Smart arbetsliv.” Genom att säkerställa fungerande enheter och utbilda personalen i digitalt samarbete har de skapat en grund för övergången till ändamålsenliga och effektiva verksamhetssystem.
Alfa eCare – En kunnig och intresserad partner
Petra Tysk Karlsson, projektledare under införandeprojektet, ger en positiv bild av Alfa eCare: ”Första känslan av samarbetet med Alfa eCare är att de är kunniga inom sitt område. De är trevliga och intresserade av att förstå oss, SHIS Bostäders verksamhet och processer.” Matilda Klintemård, Enhetschef på SHIS Bostäder och Petra ser fram emot ett samarbete som möjliggör att SHIS Bostäders medarbetare kan ha hyresgästen i fokus och följa deras progress mot en egen bostad.
LINNÉA LÖNNBARK
Projektledare, Alfa eCare
Linnéa Lönnbark, projektledare på Alfa eCare säger: ”Vi ser fram emot att delta i SHIS Bostäders resa mot en enhetlig dokumentation. Det är en kund med en positiv inställning och dedikerade medarbetare i projektgruppen. Deras önskan är att få sina behov tillgodosedda, men det är tydligt att de är öppna för att överväga våra alternativa lösningar och utmana sina nuvarande arbetssätt. Vi ser fram emot ett givande samarbete.”
